在清代，皇帝的诏令有数种。雍正以后，由内阁传抄发送的诏令，叫做“明发上谕”；由军机处撰拟、抄写、密封发出的诏令，叫做“寄信上谕”。“寄信上谕”因是由朝廷直接寄出，故又称“廷寄”。所寄对象为高级官员，用“军机大臣字寄”的形式寄送；其余则用“军机大臣传谕”的形式寄送。字寄、传谕封函的表面都注明“某处某官开拆”，封口处盖有军机处印信，保密程度非常高。很显然，军机处承办的“寄信上谕”最重要，内阁所办理的“明发上谕”只是一般性事务文书。
归军机处办的事情，不问大小，“悉以本日完结”，绝不积压。这样的办事作风，效率自然较高。寄信方法也是快捷的。张廷玉制定的廷寄办法，最后形成一套制度，是军机处将上谕函封后交兵部，由驿站递相传送。军机处根据函件内容，决定递送速度，写于函面，凡标“马上飞递”字样的，日行三百里，紧急事，另写日行里数，或四、五百里，或六百里，并有六百里加快的。这就和内阁发出的“明发上谕”不同了。内阁的“明发上谕”，或由六科抄发，或由有关部门行文，多一个衙门周转，就费时日，保密也不容易，往往被地方官员探到消息，雇人先行投递，在正式公文到来之前，他们已悉内情，作了准备，加以应付。所以，经张廷玉规划，创廷寄之法，既保证了中央政令的严格贯彻，速度又较前加快，从而提高了清朝政府的行政效率。
奏折是一种臣民上奏文书，它始出现于康熙年间，但在作者范围、传递方法、疏奏内容及朱批等方面，都还没有制度化。《清史稿·张廷玉传》载：“廷玉定规制：诸臣陈奏，常事用疏，自通政司上，下内阁拟旨；要事用折，自奏事处上，下军机处拟旨，亲御朱笔批发。自是内阁权移于军机处，大学士必充军机大臣，始得预政事，日必召入对，承旨，平章政事，参与机密”。自此以后，作为一种官文书制度的奏折制度才被确立下来。不要小看这种文书制度，它的影响之大甚至远远超过中枢机构的兴衰替废。它不仅牵涉朝廷政令的推行，而且关乎君臣间权力的分配。它的确立和军机处的设立一样，都是清朝官僚政治上的重大变化，对清朝中后期的政治产生了十分巨大而深远的影响。
清朝入关之初，沿袭前明旧制，官员有事报告皇帝，公事用题本，私事用奏本。题本盖印，奏本不盖印。题奏本都由通政使司进呈，在皇帝阅批之前，内阁大学士已经“票拟”过。因此，这两种文书都是公开的，不利于下情上达。其次，题本办文程序太繁，运转速度十分迟缓，而且由于经办人员过多，容易造成泄密，使皇帝实施政务受到很大限制。自张廷玉把奏折制度化以后，稍微重要一点的事务，地方官员都先撰拟奏折，经过皇帝朱批，认可了，才写题本作正式报告。但奏折中的朱批内容，不得写入题本，作为奏事的依据。这样题本就成了官样文章，价值大大降低。奏折代替了原来题本的作用，使它成为主要官方文书。这一制度坚持到清末。
奏折刚产生时，有资格使用奏折的官员不太多。雍正践祚之后，内苦于宗室诸王的讪谤排挤，外困于满汉大臣的朋党倾轧，急于求言，故放宽了臣民专折具奏的范围和权限。到后来，有权上奏折者多达1000以上。
